Client Operations Specialist

Amsterdam

Admin, Support & Facilities

Note: You need to speak (near native) Dutch for this position. Only Dutch residents can be taken into consideration for this role.

Wil je verantwoordelijk zijn voor de aansturing van het gehele backoffice proces (inkoop, ordering, facturatie en overige administratieve afhandeling)? In de rol van Client Operations Specialist ben je verantwoordelijk voor de opvolging en het bewaken van onze interne & externe processen. Je bent in staat om deze kritisch te bekijken en te optimaliseren zodat we de beste service kunnen leveren aan onze klanten. Lijkt het je wat? Dan is de functie van Client Operations Specialist bij Mindshare echt iets voor jou!

Jouw profiel

Je bent communicatief sterk, sociaal en je staat stevig in je schoenen. Je zet graag de lijnen uit en je hebt affiniteit met het aansturen van een grote hoeveelheid projecten. Je vindt het fijn om ad hoc te werken en houdt van afwisseling. Je houdt het hoofd koel in drukke tijden en kunt goed plannen en overzicht behouden. Je bent goed met cijfers en commercieel ingesteld. Daarnaast ben je initiatiefrijk, proactief en flexibel

Wat ga je doen?

Als Client Operations Specialist weet je de juiste prioriteiten te stellen en zet je mediaplannen om in uitvoerbare acties. Je werkt nauw samen met mediaplanning- en inkoopafdelingen, trafficking en de financiële administratie en stuurt ze aan o.a. via werkproces-systemen zoals Wrike.
Je onderhoudt direct contact met klanten, collega’s en reclamebureaus met betrekking tot campagne management en de financiële afhandeling. Je bent verantwoordelijk voor een goede registratie van (financiële) klant- en campagne gegevens in diverse systemen, waaronder ons financiële backoffice systeem Marathon.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

Het overzicht bewaken op de timings van diverse campagnes.
Faciliteren van de juiste input ten behoeve van mediaplanning.
Afstemmen en controleren van budgetten voor media-inkoop.
Opstellen van (uren-)begrotingen en procuraties ten behoeve van media-inkoop en/of consultancy-werkzaamheden.
Begeleiden van media-orders na klant-akkoord;
Invoeren en bijhouden van klant NAW- en contract-gegevens in ons masterdata-systeem
Rapporteren van media-budgetten en activiteiten in klant- en/of Mindshare systemen (o.a. jaarschema’s);
Beantwoorden van vragen over facturen;
Bijdragen aan financiële en/of data audits.
Coördineren dat factuurverschillen worden opgelost.

Wij bieden

Goede arbeidsvoorwaarden & ontwikkelmogelijkheden;
Laptop van de zaak & telefoonvergoeding;
Minimaal 26 vakantiedagen;
Ruime ontwikkelmogelijkheden binnen een groot internationaal netwerk (Mindshare, GroupM, WPP);
Een gezellige, open en inclusieve werkomgeving.

Wij vragen

Minimaal MBO-niveau 4 werk- en denkniveau;
Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
Basiskennis van Microsoft Office (met name Excel);

Over ons

Bij Mindshare speel je in de Champions League van media en marketing. We zijn het meest bekroonde bureau van Nederland en werken voor heel veel prachtige en gerenommeerde merken.

Wij geloven in good growth voor onze klanten en onze mensen. Hiermee bedoelen we dat we een goede balans willen realiseren tussen korte en lange termijn resultaten. Voor onze klanten uit zich dat in geïntegreerde brand to demand adviezen waarbij we ook een scherp oog hebben voor klantbehoud. Maar ook schuwen we het gesprek niet met onze klanten over onderwerpen als inclusief en maatschappelijk verantwoord adverteren.

We bieden onze mensen een goed en uitdagend carrièrepad aan waarin lifelong learning centraal staat. Naast de doorgroeimogelijkheden binnen Mindshare Nederland zijn er volop kansen binnen het internationale Mindshare, GroupM of WPP netwerk. En natuurlijk bieden wij een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket aan, mogelijkheid om afwisselend te werken in Amsterdam, Eindhoven of thuis of zelfs 60 dagen per jaar in het buitenland (binnen de EU).

Interesse?

We nodigen je van harte uit om te solliciteren. Klik op de button ‘apply’ onderaan deze vacature en stuur ons je cv én je persoonlijke motivatie.

Mindshare is an equal opportunity employer. We view everyone as an individual and we understand that inclusion is more than just diversity – it’s about belonging. We celebrate the fact that everyone is unique and that’s what makes us so good at what we do. We pride ourselves on being a company that embraces